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Zu viele Routineaufgaben

Lösung

Routine ist nicht das Problem. Das Problem ist, wo sie stattfindet: bei Menschen, deren Zeit für anderes gebraucht wird, und in Abläufen, die nie aufgeschrieben wurden.

Erst prüfen, dann übergeben

Bevor eine Routineaufgabe ausgelagert wird, lohnt eine ehrliche Frage: Braucht sie überhaupt noch jemand? Ein überraschend großer Teil wiederkehrender Tätigkeiten existiert, weil er einmal eingeführt wurde – der Bericht, den niemand mehr liest, die Liste, die kein System mehr speist.

Die zweite Frage lautet, ob sie automatisierbar ist. Was ein System zuverlässig erledigen kann, sollte kein Mensch erledigen – auch kein externer.

Was beide Prüfungen übersteht, ist ein guter Kandidat für die Übergabe.

Der Filter

  1. 01

    Sammeln

    • Zwei Wochen mitschreiben
    • Häufigkeit erfassen
    • Aufwand grob schätzen
  2. 02

    Aussortieren

    • Zweck prüfen
    • Empfänger prüfen
    • Abschaffen, was niemand braucht
  3. 03

    Automatisieren

    • Systemseitig Lösbares markieren
    • Aufwand gegenrechnen
    • Rest weiterreichen
  4. 04

    Übergeben

    • Ablauf dokumentieren
    • Parallelbetrieb
    • In den Regelbetrieb überführen

Typische Kandidaten

  • Wiederkehrende Datenübertragungen zwischen Systemen
  • Manuelle Abgleiche und Prüflisten
  • Wöchentliche und monatliche Auswertungen
  • Pflege von Preis- und Produktlisten
  • Eingangsbestätigungen und Standardantworten
  • Ablage und Zuordnung von Dokumenten
  • Terminserien und Erinnerungen
  • Nachfassen nach festem Muster

Häufige Fragen

Passende Dienstleistungen

Typische Einsatzbereiche

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Weitere Herausforderungen

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