Backoffice & Administration
Einsatzbereich
Administrative Arbeit ist planbar, wiederholbar und damit übergabefähig – vorausgesetzt, jemand schreibt einmal auf, wie sie geht. Genau das ist der erste Schritt in diesem Einsatzbereich.
Das Szenario
In den meisten Unternehmen gibt es keine Backoffice-Abteilung. Es gibt Menschen, die Backoffice nebenbei machen: die Assistenz, die Buchhaltung, der Vertrieb, manchmal die Geschäftsführung selbst.
Solange das Volumen klein ist, fällt das nicht auf. Wächst es, entsteht ein Rückstau ohne Verantwortlichen – und die teuerste Arbeitszeit im Haus geht für Datenpflege drauf.
Aufgaben nach Vorgangsart
Erfassen
- Aufträge und Bestellungen anlegen
- Eingehende Dokumente zuordnen
- Formulardaten in Systeme übertragen
Pflegen
- Stammdaten aktuell halten
- Dubletten bereinigen
- Listen und Übersichten fortschreiben
Nachhalten
- Offene Punkte verfolgen
- Fristen im Blick behalten
- Rückmeldungen einholen
Von der Nebenaufgabe zum Ablauf
- 01
Mitschreiben
- Bearbeitung einmal begleiten
- Schritte festhalten
- Sonderfälle sammeln
- 02
Festlegen
- Reihenfolge und Prüfpunkte definieren
- Freigaben klären
- Zeitfenster vereinbaren
- 03
Übergeben
- Parallel arbeiten
- Stichproben
- Dokument nachschärfen
- 04
Halten
- Eigenständige Bearbeitung
- Abweichungen melden
- Übersicht offener Vorgänge
Der nützlichste Teil einer Backoffice-Übergabe ist selten die Entlastung. Es ist die Dokumentation, die vorher niemand hatte.
Häufige Fragen
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Typische Einsatzbereiche
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